Prečo je contract management dôležitý?
Súčasné stavebné projekty sú veľmi komplexné a zahŕňajú strany, z ktorých má každá svoje vlastné zmluvné záväzky a povinnosti. Ak nie je celý projekt starostlivo riadený, môžu nastať nepriaznivé dopady. A tu sa dostáva k slovu contract management, ktorý sa zaoberá riadením rizík a vzťahov v rámci zmluvy a zahŕňa vytváranie, monitorovanie a dodržiavanie všetkých zmluvných podmienok a dohôd, vrátane plánov, termínov, cien a kvality práce. To znamená, že ľudia na stavbe dodržiavajú zmluvné podmienky, termíny, odvádzajú kvalitnú prácu na požadovanej úrovni a aj s financiami sa nakladá efektívne a podľa plánu.
Čo riadi contract management?
Contract management je komplexný proces, ktorý zahŕňa niekoľko činností:
- odporúčanie povahy zmluvy podľa právnych predpisov a medzinárodných zmluvných štandardov,
- prípravu podkladov na výber zhotoviteľa alebo prípravu projektu zo strany zhotoviteľa,
- sledovanie aktuálnej situácie na stavbe a otváranie diskusií o citlivých témach,
- dohľad nad dodržiavaním časového harmonogramu,
- riadenie variácií a nárokov (claimov),
- efektívne nastavenie procesov,
- komunikáciu a koordináciu medzi zmluvnými stranami.
Všetky tieto činnosti má za úlohu zaistiť contract manager ako jeden z najdôležitejších stratégov na stavbe. „Jeho zodpovednosť spočíva v starostlivosti o základné potreby stavby, či už na medziľudskej komunikačnej úrovni, alebo v riadení rizík projektu. Mal by byť tým, kto otvára diskusiu o citlivých témach, napríklad o potrebe dodatočných financií, predĺžení termínov, nedostatočnej kvalite vykonaných prác alebo o správaní, ktoré je v rozpore s úspešným dokončením projektu,“ popisuje náš generálny riaditeľ Ondřej Vaněček, ktorý sa contract managementu venuje niekoľko rokov.
Rekonštrukcia Slovenskej národnej galérie.
Contract manager nemusí byť právnik ani advokát
Základným nástrojom, ktorý contract manager využíva, je zmluva. Dobre štruktúrovaná zmluva vypracovaná podľa medzinárodných štandardov ponúka riešenia pre väčšinu situácií, ktoré môžu na stavbe nastať. Contract manager by mal byť dobre oboznámený s týmito postupmi a mal by byť schopný ich v praxi uplatniť. Aj napriek tomu na trhu stále pretrváva predstava, že akákoľvek debata o zmluve by mala prebiehať len medzi právnikmi či advokátmi.
„V skutočnosti to tak nie je. Právnik môže byť skvelým contract managerom, musí však pochopiť aj technickú stránku problému a rozumieť stavbe. Podobne aj inžinier môže byť vynikajúcim contract managerom, ale musí sa naučiť efektívne komunikovať, zrozumiteľne písať, rozumieť textom a chápať legislatívne obmedzenia,“ vysvetľuje za Contract Management Slovensko Ondřej Vaněček.
Contract management je ako šachová partia
Je pre vás contract management stále príliš abstraktný a zložitý pojem a neviete si predstaviť, čo to vlastne znamená? Hrali ste niekedy šachy? Contract management je totiž ako premyslená šachová partia. Riadenie zmluvy stavebnej zákazky je ako hrať šachy proti súperovi, kde zmluva je základným hracím poľom. Zmluva určuje pravidlá, vymedzuje hraciu plochu a obsahuje figúrky, ktoré môže strana strategicky rozmiestniť a použiť. Na rozdiel od klasických šachov v contract managemente nie je dôležité vyhrať nad súperom, ale remizovať s vyšším počtom figúrok.
Všetky zmluvné strany majú spoločný cieľ – postaviť zazmluvnené dielo. Cieľom objednávateľa a stavebného dozoru je postaviť dielo čo najhospodárnejšie, najúčelnejšie a najekonomickejšie – to znamená kvalitne, rýchlo a za primerané peniaze. Cieľom zhotoviteľa je postaviť dielo s čo najvyšším ziskom a skúsenosťami do budúcich zákaziek. Protistrana na stavbe nie je súper. Je to spoluhráč s rovnakým cieľom, len trochu odlišnými metódami, ako sa k nemu dostať.
Každá zo zmluvných strán robí premyslené ťahy, aby dosiahla svoj cieľ. Prakticky každé ustanovenie zmluvy je určitá forma ťahu s figúrkou, ktorú v rámci riadenia stavby zmluvná strana používa. Zmluvné strany sa musia navzájom kontrolovať, aby neporušovali pravidlá hry a aby sa súčasne nedostali do patovej situácie, ktorú nebudú môcť vyriešiť.
Ako delíme contract management?
Contract management je komplexný proces, ktorý sa delí na niekoľko základných oblastí:
- Claim management – posúdenie oprávnenosti, kvantifikácie a správa claimov (nárokov)
- Variation management – riadenie potenciálnych variácií (technických zmien na diele)
- Time management / delay management – vytváranie a posúdenie stavebných harmonogramov
- Cost management – kontrola rozpočtu stavby, posúdenie investorskej ceny a nákladov, príprava výkazu výmer, oceňovanie variácií
- Stratégie a riadenie – komunikácia, vyjednávanie, stratégie; výklad zmluvy a nastavenie správnych zmluvných postupov
Dobrý contract manager ovláda minimálne základy všetkých týchto činností. Úplne kľúčové však je, aby bol najmä managerom. Veľmi často však contract management nezaisťuje jedna osoba, ale celý tím ľudí, ktorí spolupracujú. „Na svete nie je veľa ľudí, ktorí by ovládali všetky vyššie zmienené schopnosti a to je v poriadku. V takom prípade by mal existovať tím, v ktorom sa tieto schopnosti budú vzájomne dopĺňať a ktorého členovia si budú pomáhať,“ hovorí Ondřej Vaněček.
Modernizácia plavebných komôr Vodného diela Gabčíkovo.
Contract management predchádza sporom
Veľmi dôležitým aspektom contract managementu je predchádzanie prípadným sporom z dopadu rizík medzi zúčastnenými stranami, tzv. claim management. Väčšinou ide o nároky spojené s nákladmi, plánmi, kvalitou, termínmi alebo ďalšími dôležitými parametrami projektu. Cieľom claim managementu je predovšetkým vyjednávať a dosiahnuť dohodu medzi zúčastnenými stranami a minimalizovať tak riziko právneho sporu, ktorý by mohol zvýšiť náklady, spomaliť projekt alebo ho úplne zastaviť.
V Contract Managemente Slovensko chápeme, že efektívne riadenie zmlúv môže byť veľmi komplikované a navyše aj časovo náročné. Preto tu máme našich odborníkov, ktorí vám uvoľnia ruky a prevedú vás celým zložitým procesom contract managementu. Chcete vedieť, ako môžeme pomôcť vášmu projektu? Kontaktujte nás.
